Personaleinsatzplanung mit dem Workforce Management System (WFM) von Nétive

Strategische Personalplanung, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst

Personalplanung klingt einfach. Aber wenn Sie Hunderte von Mitarbeitern – Festangestellte, Zeitarbeiter und Aushilfen – verwalten müssen, wird es schnell komplex. Wenn Sie dann noch Tarifverträge, Nachfragespitzen, die Einhaltung von Vorschriften und Budgetbeschränkungen berücksichtigen, ist klar: Excel-Tabellen und Bauchgefühl reichen nicht aus.

Was Sie brauchen, ist Klarheit, Struktur und Flexibilität. Hier bewährt sich ein starkes Workforce-Management-System (WFM).
Wir von Nétive haben ein System entwickelt, das Unternehmen hilft, ihre Mitarbeiter strategisch und effizient einzusetzen. Es ist für HR-, Beschaffungs-, IT- und Führungsteams konzipiert. Für Unternehmen, die nicht nur planen, sondern auch lenken wollen. Mit einer zukunftsorientierten Denkweise, angetrieben von den Mitarbeitern von heute.

Was ist Workforce Management?

Workforce Management ist der Oberbegriff für alles, was mit der Planung, dem Einsatz und der Verwaltung von Personal zu tun hat. Es beginnt mit der Bestimmung der Anzahl der benötigten Mitarbeiter und endet erst mit der Bewertung der Leistung.

Im Kern beantwortet das WFM drei Fragen:

• Wie viele Personen benötige ich?
• Wann brauche ich sie?
• Und mit welchen Fähigkeiten?
  

Es geht nicht nur um die Erstellung von Zeitplänen. Es geht auch darum, die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen, mit den Tarifverträgen in Einklang zu bringen und die Kapazität und Produktivität zu analysieren. Ein robustes WFM-System unterstützt diesen gesamten Prozess von Anfang bis Ende.

Während die Personalplanung früher eine reine Domäne der Personalabteilung war, spielen heute auch die Finanz-, Beschaffungs- und IT-Abteilungen eine entscheidende Rolle, von der Verwaltung von Verträgen über Kontingente bis hin zur Analyse der Arbeitskosten oder der Integration mit ERP-Systemen. Workforce Management ist zu einer Aufgabe für die gesamte Organisation geworden.

Warum ein WFM-System unverzichtbar ist

Viele Organisationen verlassen sich bei der Planung auf das Wissen und den Instinkt einiger weniger Schlüsselpersonen. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Sobald der Betrieb zu groß oder zu komplex wird oder das Risiko zu hoch wird, geht alles schief.

Ein WFM-System macht die Planung skalierbar. Es basiert nicht auf Intuition, sondern auf Daten. Nicht reaktiv, sondern proaktiv. Und das ändert alles.

Unternehmen, die WFM-Software einsetzen, sparen bis zu 10 % der Arbeitskosten. Sie reduzieren Überstunden, steigern die Produktivität und verbessern das Engagement der Mitarbeiter. Am wichtigsten ist jedoch, dass sie die Kontrolle gewinnen. Über Zeitpläne, Kosten und die Einhaltung von Vorschriften.

Das ist strategischer Wert. Und das alles beginnt mit dem richtigen System.

Die wichtigsten Vorteile eines Workforce Management Systems

Für kleine Teams mag ein einfaches Tool ausreichen. Sobald Sie jedoch mit mehreren Abteilungen, Arbeitsspitzen oder externen Mitarbeitern zu tun haben, wird ein professionelles System unerlässlich. Hier ist der Grund dafür:

1. Klügere Planung, weniger Stress

Ein gutes WFM-System erstellt nicht nur Zeitpläne. Es optimiert sie auf der Grundlage von Verfügbarkeit, Vertragsarten, Arbeitsregeln und der erwarteten Arbeitsbelastung.

Es spart Zeit, vermeidet Fehler und stellt sicher, dass die Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Das System übernimmt die Schwerstarbeit – Sie behalten die Kontrolle. Es berücksichtigt sogar saisonale Trends und historische Daten, so dass Sie sich schon Monate im Voraus auf Stoßzeiten oder Personalengpässe vorbereiten können.

2. Eine zentrale Quelle für Planungs- und Zeitdaten

Keine verstreuten Excel-Dateien oder veralteten Tools mehr. Alles ist zentralisiert. Sie sehen sofort, wer wann arbeitet, wie viele Stunden erfasst wurden und wo es Engpässe gibt.

Diese einzige Quelle der Wahrheit ist Gold wert – vor allem, wenn Sie teamübergreifend koordinieren oder ein Gleichgewicht zwischen Festangestellten und externen Mitarbeitern herstellen müssen. Alle sehen dieselben Daten, was die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung beschleunigt.

3. Befähigte Mitarbeiter

Ein starkes WFM-System bietet Selbstbedienung. Mitarbeiter können Verfügbarkeiten eingeben, Schichten tauschen oder ihre Zeitpläne einsehen – direkt über eine App.

Das gibt ihnen mehr Kontrolle und reduziert Ihren Verwaltungsaufwand. Außerdem wird das Engagement der Mitarbeiter gefördert und die Zahl der Last-Minute-Anfragen verringert. Die Transparenz verbessert die Work-Life-Balance und die Zufriedenheit, was zu geringeren Fehlzeiten, weniger Fluktuation und höherer Produktivität führt.

4. Immer aktuelle Urlaubs- und Gehaltsdaten

In dynamischen Unternehmen ändern sich Verträge ständig. Ein WFM-System hält mit und synchronisiert sich automatisch mit Ihrem Personal- oder Lohnbuchhaltungssystem. Sie müssen nie wieder jemanden an seinem freien Tag einplanen. Sie wissen genau, wie hoch Ihre Lohnkosten pro Team sind. Sie können ausstehende Urlaubssalden, Budgetabweichungen und verbesserungswürdige Bereiche sehen – alles in Echtzeit.

5. Vollständige Konformität eingebaut

Arbeitsgesetze, Tarifverträge und Arbeitszeitrichtlinien ändern sich häufig. Fehler können kostspielig sein. Ein WFM-System berücksichtigt diese Regeln und macht Sie auf Risiken aufmerksam, bevor sie zu Verstößen werden. Das sorgt für Ruhe und Rechtssicherheit. Es deckt nicht nur die lokale Gesetzgebung ab, sondern auch EU- und branchenspezifische Vorschriften. Die Einhaltung der Vorschriften ist keine manuelle Aufgabe – sie ist bereits integriert.

Strategisches Workforce Management mit Nétive VMS

Es gibt viele Planungstools auf dem Markt. Aber nur wenige sind für komplexe Organisationen konzipiert, die sowohl festangestellte als auch befristete Mitarbeiter verwalten. Nétive VMS schon.

Es kombiniert die Stärken von WFM mit intelligenten Funktionen für externe Einstellungen, Compliance, Reporting und Integration. Alles in einer einzigen benutzerfreundlichen Umgebung.

Entwickelt für Klarheit und Benutzerfreundlichkeit

Unser System ist für Menschen gemacht. Keine unübersichtlichen Oberflächen oder endlosen Menüs - nur ein klares, aufgabenorientiertes Design, das Planern, Personalern, Einkäufern und Managern hilft, ihre Aufgaben zu erledigen.

Sie gewinnen an Transparenz und behalten den Spielraum für strategisches Handeln. Komplexe Prozesse werden gestrafft, Dashboards bieten sofortige Einblicke, und Berichte sind nur einen Klick entfernt.

Innovativ und zukunftssicher

Nétive VMS entwickelt sich ständig weiter. KI-Unterstützung, intelligente Dashboards, Compliance-Warnungen – all das hilft Ihnen, mit den Arbeitskräften von morgen zu arbeiten.

Die Cloud-basierte Lösung von Salesforce ist sicher und lässt sich problemlos in Tools wie AFAS, SAP oder MS Dynamics integrieren. Keine technischen Barrieren – nur volle Flexibilität.

Weil wir auf unsere Nutzer hören, wächst das System mit Ihnen. Neue Funktionen, bessere Prozesse und intelligentere Integrationen sorgen dafür, dass Sie den kommenden Entwicklungen immer einen Schritt voraus sind.

Daten als Lenkungsinstrument

In einer Zeit des Arbeitskräftemangels und des Kostendrucks ist Transparenz alles. Unser System zeigt es Ihnen:

• Wie effizient das Personal eingesetzt wird
• Wo Kosten entstehen
• Und wo Verbesserungen möglich sind

So können Sie Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten – und nicht von Vermutungen – treffen. Von operativen Dashboards bis zu strategischen KPIs ist alles integriert, was Sie brauchen, um die Kontrolle zu behalten.

Sie können sogar Trends erkennen – wiederkehrende Spitzenwerte, chronische Unterbesetzung oder Teams mit hoher Fluktuation. Mit diesem Einblick können Sie proaktiv Verbesserungen vornehmen.

Sind Sie bereit, das Gespräch zu beginnen?

Arbeiten Sie in einer großen Organisation oder Behörde? Dann wissen Sie, dass die Personalplanung komplex sein kann. Aber Sie wissen auch, dass sie intelligenter sein kann.

Mit mehr Transparenz, weniger Risiko und besseren Ergebnissen.

Das Workforce Management System von Nétive ist hier, um zu helfen.