Geen zoekplaatje, maar grip op inhuur

Je hoeft niet meer achter de feiten aan te lopen. Je weet precies hoe het staat met je vacatures, kandidaten, contracten en financiële verplichtingen.

Dit ga je allemaal uitzwaaien: Aanvragen uit de lijn per mail of whatsapp; kandidaten van bureaus per mail; via-via kandidaten die eigenlijk niet marktconform zijn ingekocht; contracten op sharepoint of een netwerkschijf; AVG risico’s van niet aangenomen kandidaten; meermaals behandelen van facturen en urenstaten omdat ze niet kloppen. En zo gaat het nog wel even door. Vanaf vandaag heb je alles bij elkaar in één portaal.

Duidelijkheid over kosten vooraf, geen verrassingen achteraf

Niet meer bij het ontvangen van de factuur pas vaststellen dat er iemand is begonnen.

Als inkoper (van arbeid) wil je zo vroeg mogelijk op de hoogte zijn van toekomstige verplichtingen. Ook als je die in kaart hebt, wil je weten of er veranderingen zijn waar je rekening mee moet houden. Of welke interventies mogelijk zijn als het nodig is om kosten te besparen. Hierbij biedt Nétive VMS Suite uitkomst. Er zijn goedkeuringsstappen in het systeem op te nemen, voordat een verplichting wordt aangegaan. Ook zijn er rapportages van realtime verplichtingen (obligo) rapportages die je alarmeren als er afwijkingen zijn.

Voldoen aan wet- en regelgeving voor flexkracht en ZZP

Een compleet en gecontroleerd leveranciers- en kandidaatdossier.

Er is al heel wat regelgeving waar je nu aan moet voldoen. Daarnaast ontwikkelt wet- en regelgeving zich door. Dus ook om te weten waar je met nieuwe wet- en regelgeving risico’s loopt, is inzicht in je populatie en praktijk van vandaag cruciaal om zware reparatiewerkzaamheden te voorkomen. De WAB is voor uitzendkrachten bijvoorbeeld van toepassing, maar voor de uitzender komt de WTTA eraan, waarop je je uitzender moet controleren. Voor ZZP-ers gaat er een dag komen dat de wet DBA gehandhaafd gaat worden, of dat de regels hiervoor verscherpt worden en je je ZZP-populatie opnieuw moet beoordelen. Er is een nieuw wetsvoorstel in de maak als opvolger van de wet DBA, de VBAR: Verduidelijking Beoordeling Arbeidsrecht en Rechtsvermoeden.

Centralisatie is de weg naar optimalisatie

Ononderbroken werkstroom om je talentdoelen te bereiken.

Nétive VMS suite wordt dé verzamelplaats voor al je informatie over inhuur van extern personeel. Maar het is veel meer dan dat. Het maakt ook het werken met deze gegevens enorm makkelijk. 

Welke stappen moeten er doorlopen worden voordat een vacature naar buiten mag? Is er een procuratieflow van toepassing? Al dit soort beslispunten zijn te implementeren in het systeem.

Daarna ben je ook in staat te zeggen of je behoefte hebt aan meer of minder controle. Is het proces te stroperig? Of wordt toch 100% van alle vacatures steeds goedgekeurd? Reden om die stap eruit te halen! Zijn er te veel gevallen van non-compliance? Voeg dan een controle stap toe.

Inzicht in de talentpool en prestaties van de wervingskanalen

De basis voor strategische personeelsplanning en ‘total talent management’.

In tijden van krapte of overschot is het altijd goed om te weten welke competenties je als organisatie in beeld hebt. Welke zijn moeilijk of makkelijk vindbaar? In welke competenties moeten we investeren?

Ook hiervoor, meten = weten. Met de geïntegreerde talentpoolfunctie heb je diagonaal zicht op alle CV’s van je medewerkers en kandidaten. Kijk bijvoorbeeld goed naar je bestaande populatie in tijden van krapte en bevorder doorstroom!

Waar komen de kandidaten vandaan? En hoe presteren de leveranciers ten opzichte van elkaar? Op kosten en op vervulling? Dit soort metrics zijn van belang om te besluiten in welke kanalen en leveranciers je gaat investeren voor een toekomstbestendig personeelsplan. 

Een zachte landing in het bestaande applicatielandschap

Van ERP, HRIS tot inkoopsysteem: onze lijnen staan open.

Uiteraard, Nétive VMS Suite werkt prima stand-alone. Maar de kans is groot dat je organisatiegegevens in je ERP of HRIS staan, zoals SAP S/4HANA of Workday HCM. Verder is je inkoopsysteem vast de baas van de inkoopordernummers, op basis waarop je financieel management voert. En als er een medewerker start, wordt de onboarding vast afgetrapt in je HRIS. Deze scenario’s zijn bekend. Sterker nog: we anticiperen erop. Ons Open API framework maakt koppelingen op deze, en andere deelprocessen in jouw applicatielandschap makkelijk.

Gebruiksvriendelijk en in lijn met jouw huisstijl

Een veelzijdige en herkenbare omgeving voor iedere gebruiker.

Elk bedrijf kent verschillende behoeften en uitdagingen. Daarom ontwerpen we iedere omgeving met zorg en precisie. We stemmen deze af op de behoeften van verschillende gebruikersrollen, informatiestromen en taken. En geven het ook de look & feel mee die aansluit bij de identiteit van jouw organisatie. Dit garandeert een intuïtieve en gebruiksvriendelijke ervaring voor alle gebruikers.

Voor inhurende managers bieden we een handige mobiele app. Beschikbaar voor zowel Apple als Android telefoons. Door het scannen van een QR-code maken ze snel verbinding met de Nétive VMS Suite. Eenmaal ingelogd, hebben ze toegang tot alle relevante informatie: openstaande taken, goedkeuring van urenstaten, inzicht in aanvragen en aanvraag taken en een overzicht van de medewerkers van hun afdeling.

Inhuur, recruitment vast en projecten

Hoe breder je kijkt, hoe meer resultaat.

Sommige organisaties zijn zo ver dat ze externe inhuur met recruitment geïntegreerd hebben. Of in andere gevallen: externe inhuur met uitbestede projecten. Het overzicht bewaren over deze verschillende vormen van ‘sourcing’ wordt al gauw een lappendeken. Van verschillende applicaties die verbonden worden om er iets over te zeggen. Nétive VMS Suite brengt hierin eenvoud. Maak gebruik van de recruitmentmodule om ook werving van vast personeel te overzien. Of gebruik de Statement of Work module om je uitbestede projecten en de onboarding van mensen in de projecten in beheer te nemen.

Met vacature management worden alle talentbehoeften centraal geregistreerd.

Daarna zorg je dat je vacatures op de juiste kanalen worden gepubliceerd, zoals intranet voor interne mobiliteit, je carrièresite en externe jobboards. Verder wil je graag je leveranciers op de hoogte brengen van je vacature. Dit doe je met een gelaagdheid of segmentatie (bijv. preferred en non-preffered), zoals afgesproken met je leveranciers.

Alle kandidaten verzamel je in de Nétive VMS suite, om een goede beoordeling te doen van de beste kandidaten op basis van zowel prijs als kwaliteit. Ook budgettair ontstaan er geen verrassingen: op het moment dat de aanvraag wordt ingevuld, is een indicatieve totaalrekening beschikbaar.

Je maakt leveranciersdossiers voor alle uitzend- en detacheringsorganisaties en ZZP’ers.

Hierbinnen leveren ze alle documentatie aan die je vervolgens controleert. Alle zakelijke afspraken die je met ze maakt (bijv. raamovereenkomsten) leg je ook vast in dit dossier. Je bent zelfs in staat ervoor te zorgen dat de gemaakte afspraken zijn geborgd in het proces van de Nétive VMS Suite.

Je bepaalt zelf hoe open of gesloten de VMS Suite is voor leveranciers. Krijgen alleen vooraf gecontracteerde partijen toegang? Dan is dat de regel. Wil je meer openheid? Bekijk dan eens onze marktplaatsfunctionaliteit.

In de VMS Suite bekijk je met het specifieke leveranciersdashboard of er compliant gewerkt wordt en wat de performance is met het leveren van kandidaten. Zowel in volume, als in kwaliteit. Zo houdt je overzicht en heb je het juiste inzicht.

Open aanbieden van opdrachten.

Marktplaats | Wil je ook leveranciers of ZZP’ers waarmee je nog geen zaken doet de kans bieden voor opdrachten binnen jouw organisatie? Maak dan gebruik van de Marktplaats van Nétive VMS Suite. Deze publiceert op jouw aangeven vacatures op een publieke website. Vervolgens reageren geïnteresseerde partijen op deze vacatures. Ze worden dan automatisch door je compliance proces geleid. Zo heb je niet alleen meteen het CV, maar ook alle ondersteunende documenten die nodig zijn als leveranciers met jou zaken willen doen. Een handige functie, mocht de respons uit je gebruikelijke leverancierslandschap tegenvallen.

Direct sourcing | Hetzelfde open principe, maar dan gericht op freelancers, heet Direct Sourcing. Een wervingsstrategie voor freelancers, zonder tussenkomst van een derde partij.

Vind snel en doeltreffend het juiste talent.

Alle CV’s van de kandidaten die je zijn aangeboden, bewaar je in de Nétive VMS Suite. Vraag via het systeem aan kandidaten die je niet hebt aangenomen of je de gegevens mag bewaren, conform de AVG. Op deze manier bouw je een talentdatabase op waarvan je gebruik maakt als je weer een vacature hebt. Je hoeft dus niet steeds eerst naar buiten om talent te vinden, kijk eerst eens wie je al kent!

Mobiliteit | Mocht het talent dat je zoekt al binnen de organisatie werkzaam zijn en wil je ze doorplaatsen? Dan gebruik je je talentpool voor interne mobiliteit.

Direct sourcing | Zoek je specifiek freelancers of kandidaten voor in vaste dienst in de talentpool die je hebt opgebouwd? Ook dat is een vorm van direct sourcing die op deze manier mogelijk  wordt gemaakt.

Voor aanbestedingsplichtige organisaties is de DAS functionaliteit van de VMS Suite interessant.

Deze maakt het mogelijk dat iedere geïnteresseerde partij zichzelf inschrijft en zo meedingt naar een opdracht. Aanbiedingen worden bewaard in de kluis en na afloop van de termijn zijn deze te openen. Met duidelijke beoordelingscriteria vooraf kan onafhankelijk worden vastgesteld wat de beste kandidaat is, conform bijvoorbeeld de EMVI methode.

Terugkoppeling van de gunning vindt ook plaats in het systeem. Zo wordt aan de transparantie, die vanuit de regelgeving verplicht is, goed invulling gegeven. Na gunning van de inhuuropdracht wordt de contractvorming met het systeem doorlopen. Compliance is hierin erg belangrijk. Daarom wordt de opdrachtbevestiging en andere belangrijke documenten vastgelegd in het digitale dossier.

Dossiervorming wordt door de Nétive VMS Suite gefaciliteerd op leverancier-, kandidaat- en opdrachtniveau én dat internationaal.

De Suite zorgt ervoor dat je vooraf definieert van wie, je wat, wanneer wilt hebben. Zoals welke wet- en regelgeving bij de verschillende vormen van inhuur van belang zijn. Denk aan je algemene voorwaarden, een SNA keurmerk, AVG, DBA, WAB, VOG en nog veel meer.

Het systeem zorgt dat bij iedere nieuwe leverancier, kandidaat of opdracht een workflow voor deze documenten wordt opgestart. Het systeem genereert de documenten voor je. Of het systeem zorgt ervoor dat de eigenaar van het document wordt aangeschreven dat het document wordt aangeleverd. Terwijl dit proces loopt, heb je inzicht in hoeverre jouw inhuur compliant is en waar je moet ingrijpen. Er is zelfs de optie dat het proces stopt, als iets niet compleet is. Voorbeeld: Geen verklaring omtrent het gedrag binnen? Dan mag er niet gefactureerd worden.

Het systeem ondersteunt de verschillende gebruikers bij urenstaten en is flexibel in de wensen van facturatie.

Urenstaten | Nétive VMS Suite is een applicatie waarin alle betrokken partijen, zowel intern als extern in het inhuurproces samenwerken. Dat komt het mooiste tot uiting bij de urenstaten. Het systeem helpt de ingehuurde medewerker met het invullen van de uren. Daarna stelt het systeem de manager op hoogte van de urenstaat die ook wordt goedgekeurd in de VMS suite. Zo ontstaat er nooit een misverstand over de gewerkte uren, die de basis vormen voor de factuur. Als je een ander systeem voor uren hebt, zijn deze te uploaden, waarna de VMS Suite de factuur genereert.

Facturen | Het systeem bevat alle contract- en urenafspraken en genereert daarmee de facturen. Met welke frequentie dit gaat en welke regels hierbij van belang zijn, is instelbaar. Volgens het reverse billing principe, krijgen leveranciers en ZZP’ers een bericht dat hun factuur gegenereerd is door het systeem. Ze zijn dan in staat zelf hun factuurnummer hieraan toe te voegen, waarna de factuur rechtsgeldig is.

Dit zorgt voor een enorme verlaging van de administratiekosten van facturen. Vervolgens ga je tot betaling over, met een koppeling met je boekhoudsysteem of met een export van je ‘account payables’. Wil je liever op een ‘klassieke’ manier de leveranciers en zzp’ers de facturen zelf laten genereren? Dat is natuurlijk ook mogelijk via ons systeem!

Met het gecentraliseerde proces in Nétive VMS Suite ben je nu in staat integraal te rapporteren over iedere denkbare metric in je proces.

De VMS Suite is voorzien van meer dan 100 standaard rapportages en dashboards, waarmee je direct ziet hoe het gaat met vervulling. Welke leveranciers het goed doen, welke functies moeilijk invulbaar zijn, welke verplichtingen er zijn aangegaan, hoeveel dossiers compleet zijn en nog veel meer! Mocht je een rapport nodig hebben dat niet standaard in het systeem zit? Geen probleem, je maakt eenvoudig zelf een custom rapport.

Alle rapporten deel je ook eenvoudig binnen de organisatie. Het systeem houdt er namelijk rekening mee dat ontvangers van het rapport alleen de gegevens zien waarvoor zij rechten hebben. Dus heb je een mooi overzicht dashboard? Deel dit met alle managers en zij krijgen een overzicht van hun eigen afdeling(en).

Voor de dataliefhebbers en meest vooruitstrevende inhuur- en recruitmentprofessionals is er Advanced Workforce Analytics.

Nétive VMS Suite gebruikt hier de kracht van haar onderliggende platform (SalesForce) waarbinnen Tableau beschikbaar is. Hiermee doe je op basis van AI scenario analyses, laat je voorspellingen en interventies genereren op basis van je doel en dat ook nog in gewenste taal.